El periodismo cultural conlleva que en más de una ocasión tendremos que organizar algún tipo de evento. Por supuesto esto sucede en otros muchos ámbitos, bien puede ser que queramos hacer una presentación de un libro, un encuentro entre medios y un autor, una rueda de prensa o sencillamente un desayuno de trabajo con varios colegas para ponernos cara.

Las variantes, formas y necesidades de cada uno serán muy distintas, en gran medida dependiendo de qué pretendamos conseguir y el porqué queramos hacerlo. Lo que sí suele ser común es fallar en cuatro puntos que son, por otro lado, totalmente básicos.

Con esto no quiero decir que sea algo habitual y que pase siempre, o todos ellos, pero sí en un gran número de ocasiones y por ello deben tenerse siempre presentes: Organizar, promocionar, seguir y asistir.

La organización de Seminci es un ejemplo de cómo llevar a buen puerto un evento.

La organización de Seminci es un ejemplo de cómo llevar a buen puerto un evento.

1) Organización: Lejos de ser algo obvio y evidente es la base de todo, por lo que cometer errores es algo que sucede muy a menudo (todos somos humanos). Organizar algo (coja cada uno el tipo de show que quiera) no es solo plantearse hacerlo, elegir un sitio y una hora, de hecho esto solo son tres puntos de cierta relevancia pero que marcan la salida. Organizar requiere también asegurarse que nada fallará, y si falla saber que se tiene capacidad de improvisar, además de tantear a los posibles asistentes para saber si acudirán o no. Este acto nos ayudará también a conocer las necesidades que puedan tener y adelantarnos a ellas.

Un ejemplo es que en esta última edición del Salón del Cómic de Barcelona la gente de ECC Ediciones había preparado una tanda de CD´s con fotografías e imágenes de los autores que llevaban.

Esto puede resumirse en “si piensas que va a llover, llévate un paraguas”.

2) Promocionar: Si ahora mismo estás pensando en hacer carteles y un evento de Facebook, estás equivocada. Sí, eso debe estar pero si se queda uno solo aquí entonces que cancele el evento, se ahorrará tiempo y quizá dinero. La promoción se hace desde el momento en que se da a conocer de forma pública y hasta que se celebra, de hecho hoy con Twitter también se hace durante el propio acto. Hacer una promoción conlleva que debemos fabricar mensajes específicos para todo el público que queramos que acuda, o que pensamos que les pueda interesar, y esto es desde los medios para que publiquen una información a nuestra madre para que vaya con unas amigas.

En una experiencia reciente que hemos tenido en La Encuadre, con #RotativasE4E en Madrid, sería el hecho de preparar un completo paquete de prensa con dossieres, imágenes, vídeos e incluso un anuncio para radio, ocupándonos de que llegara a los destinatarios y preguntando si requerían algo más.

Esto puede resumirse en “una fiesta es igual de importante que el anuncio de la misma”.

3) Seguimiento: Sí, las cosas hay que seguirlas. Un error muy común, y que en esta cabecera hemos tenido recientemente, es solamente preocuparse de un show para que se haga y ya está. Hoy tenemos una gran ventaja con las redes sociales y es la comunicación inmediata, pero esa misma inmediatez conlleva que olvidemos todo de forma muy rápida al haber otra cosa que reclame nuestra atención. Debemos ser lo suficientemente hábiles para ir dando información que atraiga, y no hacerlo de golpe, pero sin caer en el SPAM (algo de lo que todos somos culpables antes o después, yo también y así lo digo).

No puedo evitar referirme aquí al bar “El Colmao de San Andrés” en Valladolid. Un ejemplo de cómo organizar un show, ya que están días antes hablando de ello y haciendo partícipe a sus seguidores en Facebook, pero además tomando fotos siempre para después dejar constancia de ello. Algo muy sencillo, pero que logra conquistar al cliente y hacerle sentir parte de ello.

Esto puede resumirse en “si tú no muestras interés, ¿porqué va a interesar a los demás?”

4) Asistencia: La joya de la corona, hay que ir. Siempre que organices algo te toca estar allí, pero no en cualquier momento y forma, si eres el organizador/anfitrión debes ser el primero en llegar y el último en irte. Eres el primero en llegar ya que tienes que preparar todo, asegurarte que cuadra con lo que tienes en tu cabeza y dar la bienvenida a todo el que vaya llegando. El último para poder cerrar el acto debidamente, despedir a los asistentes y ayudar a recoger (algo que siempre es de agradecer). Muy importante: no estás de fiesta o divirtiéndote, estás trabajando y eso no se te puede ir de la cabeza.

En este cuarto lugar nombro a la gente de Prisma Ideas. Hace unos meses prepararon un encuentro con el nuevo director de la ECAM, y cumplieron todo esto de forma perfecta. Estaban los primeros, dieron la bienvenida, hicieron las presentaciones, estaban al corriente de qué querían y cómo lo querían y así lo hicieron.

Esto puede resumirse en “no puedes faltar a tu boda”.

Una aclaración: estos cuatro puntos están planteados para la organización de eventos de carácter profesional, y siempre desde el punto de vista de un periodista (comunicador, asesor o lo que sea). En caso de ser algo de la vida privada ya son otras normas, aunque muy similares.

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